Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar edukasi dengan materi seputar tata kelola arsip terhadap pegawai jabatan Arsiparis di lingkungan Wantannas RI. Agenda dengan tema ‘Pembinaan Penyusutan Arsip guna Meningkatkan Nilai Pengawasan Kearsipan Setjen Wantannas RI’ ini digelar pada Selasa (28/5). Arsiparis Ahli Madya Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Gayatri Kusumawardani selaku narasumber menjelaskan, materi penting yang disampaikan pada kegiatan ini antara lain, pemberkasan arsip aktif, pemindahan arsip dari aktif ke inaktif, dan pengawasan kearsipan.
“Karena yang diundang hari ini adalah unit pengolah maka materi disesuaikan. Jadi kami memberikan semacam edukasi tentang kearsipan terutama untuk pengelolaan arsip aktif yang ada di masing masing unit pengolah terutama untuk pemberkasannya,” ujar Gayatri.
Ia melanjutkan, tujuan dari pemberkasan ini adalah agar ketika melakukan pemindahan dari aktif ke inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, arsip sudah tertata dengan baik dan sesuai dengan kaidah kearsipan sehingga memudahkan dalam penyusutan yang meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
“Penyerahan itu dari Wantannas ke ANRI, jadi arsip arsip Wantannas yang berkaitan dengan nilai guna sejarah misalkan pendirian Wantannas, atau misalkan pernah ada kegiatan skala nasional. Kemudian terkait pemusnahan yaitu arsip yang dijadwalkan musnah sudah tidak ada nilai gunanya,” paparnya.
Selain itu, ia menekankan pentingnya instansi memiliki pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Arsip Dinamis (SKKAD) yang merupakan bagian dari 4 pilar pada UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang meliputi Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi (pengkategorian surat/ arsip), Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berkaitan dengan pemusnahan arsip dalam jangka waktu tertentu.
“Di Wantannas banyak naskah dinas yang dihasilkan itu rahasia, nah itu sayang sekali kalau tidak ada atau tidak diatur dalam SKKA,” tuturnya.
Sementara itu, Arsiparis Ahli Muda selaku Sekretaris VIII Tim Kerja TU Sahli Biro Umum Yesilia Prahasasti, pihaknya memang memerlukan pembinaan mengenai kearsipan dari ANRI. Menurutnya pembinaan kearsipan akan berpengaruh terhadap audit eksternal arsip.
“Perlu ya, karena arsiparis disini untuk penguatan terkait arsip kayaknya agak sedikit kurang, dan perlu ada bimtek atau pelatihan terkait arsip. Apa itu tentang penciptaan, pemberkasan, pemeliharaan arsip sama pembinaan terkait arsip. Karena itu semua masuk dalam audit arsip tahunan yang mana nilainya itu masuk dalam indeks penilaian di RB,” pungkasnya.
Untuk diketahui, ANRI memiliki tugas melakukan pembinaan kearsipan yang tertera dalam UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan PP Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaanya. Diharapkan dengan adanya pembinaan ini, pengelolaan kearsipan di masing masing Kementerian/ Lembaga menjadi lebih baik dan profesional. (Humas/ FP).
Dewan Ketahanan Nasional Republik Indonesia
Dikelola oleh Bagian Sistem Informasi, Biro PSP
